如今，數位化日益滲透到各個領域。對於公司來說，找到有效管理文件流程的解決方案已變得至關重要。這就是為什麼電子文件管理或 EDM 軟體已成為企業（無論規模大小）的必備工具。然而，由於市場上的產品眾多，因此很難選擇最適合您的結構的EDM 軟體。在本文中，您將找到一些有效為您的企業選擇 EDM 軟體的技巧。
摘要[顯示]
什麼是 EDM 軟體EDM 軟體是 一種工具
允許公司組織影響他們的所有電子文件。選擇使用 EDM 軟體意味著選擇完全非物質化公司的所有文件和資料。它被認為是支援與公司資料相關的所有操作（例如編輯、儲存或歸檔）的解決方案。
EDM 軟體對於採用它的公司來說有很多優勢。事實上，與紙本文件不同，這份文檔組織得更好。員工可以節省搜尋文件的時間，因為一切都是自動化的。這將對他們的生產力和效率產生積極影響。
文件易於跟踪，定期更新使每個資 科威特電子郵件列表 訊都可以隨時存取。使用 EDM 軟體還允許公司優化重要甚至機密資料的安全性。 IT 管理限制資料遺失並控制對所述文件的存取。
在您的公司實施合適的 EDM 軟體應遵循的步驟
遵循幾個步驟非常重要，這樣您使用的工具才能有效並帶來預期的結果。
分析您的需求
選擇 EDM 軟體的第一步是分析貴公司的特定文件管理需求。您需要管理哪些類型的文件？是發票、合約、客戶檔案等嗎？您需要管理多少文件？誰將有權存取這些文件？文件管理應遵守的截止日期是什麼？有很多問題需要問自己，以幫助您定義 EDM 軟體所需的功能。
確定關鍵特徵
一旦確定了您的需求您就可以進入第二步
即確定 EDM 軟體所需的關鍵功能。需要考慮的一些重要功能是：
搜尋文件： EDM 軟體必須能夠快速輕鬆地搜尋所有儲存的文件。
文件安全： EDM 軟體必須透過允許管理存取權限來為儲存的文件提供完整的保護。
協作： 如果多人必須處理相同的文檔，那麼 EDM 軟體能夠實現輕鬆高效的協作就非常重要。
整合： EDM 軟體必須能夠輕鬆 如何使用互動式資訊亭軟體改善客戶體驗 地與您已在業務中使用的其他工具整合。
備份： EDM 軟體定期備份儲存的文件以避免任何資料遺失非常重要。
評估市場上可用的解決方案
一旦您確定了 EDM 軟體所需的關鍵功能，就可以評估市場上可用的解決方案了。他們的數量非常多。列出符合您需求的解決方案，並在功能、價格、客戶支援和可靠性方面進行比較。您選擇的 EDM 軟體必須與您所在的行業相對應，這一點非常重要。
事實上，有專門滿足特定職業需求的 EDM 軟體，例如以郵件管理為優先的社群或主要集中於庫存和發票管理的大規模分發的社群。隨著 IT 的不斷發 命中資料庫 展，確保所選 EDM 軟體的可擴展性也至關重要。由於定期更新，新的介面和功能將根據您的需求出現。